Para algumas pessoas as 24 horas do dia parecem poucas. Entre terminar todas as demandas do trabalho, organizar as tarefas rotineiras pessoais e separar um momento do dia para o autocuidado, muitas pessoas se perdem na quantidade de afazeres e acabam sucumbindo à procrastinação.

Mas para ter uma eficiente otimização do tempo e aumentar a sua produtividade no trabalho, não é preciso aceitar loucuras e hábitos não saudáveis que vemos por aí, como a diminuição do seu horário de descanso e o adiamento das suas refeições.

Ao invés de experimentar essas ideias radicais, tente criar um planejamento com a ajuda de um organizador de tarefas. Neste artigo, separei 4 dicas de especialistas para a otimização do seu tempo. Separe sua lista de tarefas e vamos colocar a mão na massa!

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Produtividade no trabalho

Um dos primeiros passos para conseguir uma boa otimização do tempo é entender o que a produtividade significa. O primeiro entendimento é de que ‘produtividade’ é conseguir fazer mais no tempo disponível, mas nem sempre essa é a resposta para todos.

Algumas pessoas, e algumas tarefas, precisam de muito tempo para chegar a um resultado. Já outros conseguem mais resultados aproveitando o tempo que lhe é oferecido. Isso significa que, se uma pessoa só entregou uma tarefa durante o dia todo, não necessariamente essa pessoa deixou de ser produtiva, talvez a tarefa entregue necessitava de mais tempo de produção.

Devemos pensar a produtividade como a entrega de resultados no tempo que havia sido reservado para tanto. Ou seja, não é sobre números, mas sobre compromissos.

E nós conhecemos bem os suspeitos de roubar o tempo reservado para esses compromissos, não é mesmo? Reuniões marcadas em cima da hora, demandas urgentes que devem ser priorizadas e, é claro, a procrastinação; que muitas vezes é causada justamente pela consciência da quantidade de tarefas que devem ser entregues, causando a exaustão e a sensação de incapacidade.

Embora alguns destes itens não estejam sob o nosso controle, você pode mudar a sua abordagem para conseguir mais tempo, principalmente, com a ajuda de um organizador de tarefas.

4 dicas de otimização de tempo

1. Aprenda a priorizar e delegar tarefas

Eu já falei sobre este item algumas vezes por aqui no blog. Isso porque muitos líderes assumem mais responsabilidades do que de fato precisam, ou podem. Esse tipo de problema pode ocorrer pela falta de confiança nos integrantes da equipe.

Portanto, o primeiro passo é entender a capacidade de cada membro e distribuir as tarefas de forma que a equidade seja alcançada. Se você é um excelente estrategista, não perca tempo tentando exercer as tarefas de um redator. Além de exagerar na sua carga horária, você também irá se frustrar quando não conseguir os resultados esperados.

É impossível otimizar o seu tempo se você continuar se envolvendo com todas as tarefas existentes.

2. Tenha um planejamento, mas mude se necessário

Planejar, planejar e planejar um pouco mais. Na minha opinião o planejamento é a base de tudo. Como você chegará nos resultados se não sabe qual caminho tomar?

Aqui entram os organizadores de tarefas, que podem ser em formato de aplicativo ou simplesmente uma agenda que esteja sempre com você. Não há como otimizar o tempo sem revisar e organizar sua lista de tarefas diárias.

Dito isso, é natural que imprevistos possam ocorrer. Falamos mais cedo sobre as reuniões marcadas em cima da hora e das demandas urgentes, certo? Encare isso com naturalidade e entenda que, com uma agenda organizada e atualizada, é muito mais fácil de se reorganizar.

3. Simplicidade é a chave de tudo

Manter certas rotinas, diminuir suas opções e manter suas decisões atreladas àquilo que considera mais fácil irão evitar que você perca tempo com bobagens.

Quando se trata de rotinas e fluxos de trabalho, seja prático, simples e objetivo; você não precisa perder tempo decidindo qual tarefa iniciar primeiro ou qual funcionário ficará responsável por determinada demanda. Esses são os tipos de coisas que já deveriam ter sido formalizadas e agregadas à rotina.

4. Entenda que o tempo de algumas tarefas é subjetivo

Expliquei o que significa produtividade dando o exemplo de uma tarefa que ocupa o dia inteiro. Algumas pessoas têm dificuldade de entender que nem tudo pode ser resolvido dentro de algumas horas.

Um dos maiores erros de quem tenta organizar a agenda diária de atividades (seja própria ou dos funcionários) é não entender que algumas tarefas consomem mais tempo que outras. O resultado é o agendamento para o mesmo dia de uma quantidade exorbitante de tarefas com níveis de dificuldade diferentes e tempo de produção conflitantes.

Você não conseguirá terminar tudo, irá atrasar entregas e se frustrar, machucando, inclusive, a sua autoestima.

5 organizadores de tarefas que você precisa conhecer

Eu falei bastante durante o artigo sobre a possibilidade de contar com a ajuda de um organizador de tarefas. Bom, nada mais justo que eu faça as minhas indicações:

1. Trello: junto com o Butler, a Trello criou uma forma de automatizar tarefas que pode poupar seu tempo em atividades rotineiras.
2. Zapier: este aplicativo permite que você integre todos os seus aplicativos, como e-mail, agenda e o próprio Trello, para criar um fluxo saudável e possível de trabalho.
3. Memoragi: este aplicativo desempenha um ótimo papel para auxiliar na organização e no planejamento de suas tarefas. O Memoragi oferece suporte para objetivos específicos, planejamentos a longo prazo, acompanhamento do progresso nas tarefas e até mesmo organização de assuntos pessoais, como lista de livros, filmes, ideias e metas.
4. Reservio: este é um programa online gratuito para a programação de agendamentos, lembretes, gerenciamento de clientes e integração com o calendário do Google, por exemplo.
5. Microsoft To Do: ótima opção de aplicativo completamente gratuito. Este aplicativo da Microsoft sugere tarefas com base na sua rotina diária, ou seja, ele é intuitivo a partir das suas pré-definições. Para quem se perde em meio a tantas tarefas, o app é um lembrete constante e uma ótima maneira de se organizar.

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