Liderança de reuniões eficazes: 10 Dicas para otimizar seus encontros

Reunião se tornou um dos assuntos mais falados na internet durante a pandemia. Principalmente quando se tratava da quantidade excessiva ou aquela que nunca terminava.

Dos diversos encontros por vídeo-chamadas às retomadas de compromissos presenciais, para muitas pessoas, a pergunta ainda surge: como tornar uma reunião mais eficaz?

Afinal, em um mundo cada vez mais ágil e com muitos ruídos comunicacionais, buscamos qual a forma mais adequada de abordar assuntos em uma reunião.

Queremos também saber anunciar sobre ela sem que pensem em se tratar de uma fatídica apresentação sem propósito.

Portanto, separei algumas dicas que vão ajudar você nesse processo para conduzir uma reunião mais assertiva.

Confira as dicas a seguir!

Defina qual o tipo de reunião será

A partir dos assuntos a serem abordados, saiba qual o modelo de reunião é o mais adequado. Os tipos mais frequentes são as reuniões de:

Apresentação, na qual se expõe aos participantes questões-problemas ou novidades. Isso faz com que a fala de quem conduz a reunião seja mais extensa e detalhada. Ela pode envolver uma quantidade expressiva de participantes a fim de que estejam a par dos assuntos, porém sem muito espaço para fala. Geralmente é organizada em tempo de apresentação + tempo para responder dúvidas a respeito.

Discussão, aquela em que há maior abertura de diálogo sobre o que foi apresentado. Porém devem participar quem realmente é envolvido com o assunto e tem competências necessárias para falar sobre. Ela busca discutir soluções, melhorias, feedbacks, ajustes, metodologias e afins. Por isso, os participantes podem acabar divagando e a reunião perder o foco, neste caso busque chamar atenção para o assunto central, sempre que necessário.

Decisão, nela os participantes mais importantes são os tomadores de decisão. Eles devem estar a par das situações e preparados para posicionamentos e resoluções finais. Busca-se, então, as diretrizes para exercer uma ação logo após, de forma resolutiva, sem muito espaço para discussões prolongadas.

Perceba que há contrapontos para cada modelo, mas você pode se preparar e saber lidar com eles. Saiba mais no próximo tópico.

Planejamento sempre ajuda

Por mais que alguns assuntos surjam no decorrer da conversa e alguns diálogos fujam do verdadeiro propósito da reunião, um planejamento prévio vai auxiliar a não perder o foco e cumprir os tópicos a serem trabalhados no encontro.

Leve em conta a gestão de tempo

Quanto mais organizados os tópicos e exercendo uma comunicação assertiva ao anunciar e conduzir os procedimentos com a equipe, mais o tempo é produtivo. Sem redundâncias ou discussões que não são relevantes aos assuntos que de fato devem ser abordados.

Uma comunicação assertiva evita discussões desnecessárias

Pensamentos bem organizados sobre o que falar e como se expressar exige o desenvolvimento de habilidades técnicas (hard skills) e comportamentais (soft skills). Isso é fundamental para uma melhor comunicação interpessoal e em grupo, sendo estas, habilidades diretamente ligadas ao desenvolvimento da inteligência emocional.

Ainda que você não enxergue tais habilidades em si, não se preocupe, pois elas podem ser desenvolvidas e cultivadas com o tempo, até se tornarem hábitos que auxiliarão em suas interações profissionais e pessoais.

Saiba mais sobre os tipos de comunicação aqui.

A criatividade pode ser amiga da atenção e do tempo

Utilize apresentações breves e dinâmicas, gráficos com legendas explicativas, imagens e vídeos.

Isso auxilia com que as pessoas não se entediem, não desviem do assunto e compreendam com mais facilidade as informações.

A comunicação visual quando somada à fala de forma coerente é uma boa solução quando os assuntos são mais complexos ou a apresentação necessita de um maior volume de informações.

Escuta ativa vale mais que um repeat

Quando uma pessoa estiver falando sobre o assunto, incentive que a atenção da reunião seja voltada para ela,sem interrompê-la.

Essa ação demonstra interesse e facilita que todos compreendam a informação por prestarem atenção.

É válido que depois da conclusão de raciocínio dela, objetivamente, pontue o que entendeu da fala e como ela colabora com o assunto. Expresse também caso ela tenha desviado ou precise reformular para melhor compreensão.

Isso sinaliza que o ponto de vista dos participantes é bem vindo conforme o alinhamento aos tópicos tratados.

Foque na solução

Seja para a condução da reunião, resolução dos tópicos ou algum problema que surja durante, busque a solução ao invés de se prender e prolongar em um ponto ocorrido sem relevância.

Crie uma metodologia e compartilhe com a equipe

Pratique ações como enviar previamente os tópicos da reunião; pontualidade; apresentar a divisão de tempo e momentos de abertura para dúvidas e discussões.

Assim, auxiliará a organização dos participantes sobre o que querem falar. Você vai ajudar com que a equipe também se comprometa em ter uma comunicação mais clara e objetiva no momento.

Combinar algumas regras a serem adotadas no decorrer da reunião também garante mais foco e um ambiente saudável.

A exemplo de colocar o celular no silencioso, esperar a conclusão da fala, motivar o uso de argumentos fundamentados e o respeito entre as pessoas participantes.

Não esqueça da pauta/ata

Garanta que os pontos importantes da reunião estejam sendo anotados.

Será útil para definir ações a partir deles e, caso necessário, possa dar continuidade à discussão de onde pararam, sem precisar retomar do início.

Observe e faça seu registro particular

As dúvidas que surgiram dos participantes, as discussões, as resoluções, os comportamentos.

A experiência e conteúdo que discorrer de cada encontro te ajuda a avaliar e melhorar suas futuras reuniões e lideranças.

Gostou das dicas?

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