Você já deve ter ouvido o ditado popular que diz que “se quiser bem feito, faça você mesmo”. Enquanto essa reflexão pode ser integrada em diversos aspectos da nossa vida, quando falamos sobre o desenvolvimento de empresas e negócios, ela não pode ser levada ao pé da letra.

A falta de gerenciamento de tarefas e o receio de delegar são dois dos principais problemas que levam o caos a um projeto; você perde prazos, o resultado peca em qualidade e a frustração só aumenta.

Não é possível fazer tudo sozinho e essa constatação não lhe torna um mal profissional, pelo contrário, o torna um bom gestor. Um líder sabe reconhecer e desenvolver habilidades em seus funcionários que os tornam confiáveis para assumir responsabilidades. Já dizia Steve Jobs: “concentre-se naquilo que você é bom, delegue todo o resto”.

Assim, para ver o seu negócio crescer você precisará entender como delegar tarefas aos seus colaboradores. Entender que delegar não é a mesma coisa que “delargar”, e aprender a fazer um bom planejamento é um ótimo começo.

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Delegar ou “delargar”?

Existe uma grande diferença entre delegar e “delargar”. É a confusão entre esses dois conceitos que faz com que muitos gestores não entendam a importância de definir prioridades.

Delegar significa, na prática, confiar em uma pessoa a competência e responsabilidade de exercer uma função. Significa, também, comunicar as informações necessárias de forma clara e objetiva, estar sempre acessível para possíveis complementações e questionamentos, e acompanhar todo processo até o resultado.

Se você não cumpre com as suas obrigações de líder e pula alguma das etapas mencionadas acima, você não está delegando, está “delargando”. Em outras palavras, está jogando a “batata quente” no colo de outra pessoa.

Perceba que “delargar” significa, simplesmente, deixar uma atividade de lado. E quando isso acontece, você não pode se surpreender com os resultados ruins, afinal, você perdeu autoridade e não participou do processo.

Como delegar tarefas?

Se você é o tipo de gestor que têm receio de delegar atividades por medo de errar e não colher os resultados que esperava, confira a seguir dicas para aprender a como delegar tarefas corretamente:

1. Conheça a sua equipe

Cada colaborador possui um perfil diferente que irá facilitar, ou dificultar, a execução de uma determinada tarefa. Você precisa entender os perfis que existem dentro da sua equipe e usá-los a seu favor.

2. Dê o suporte necessário

Lembra que falamos sobre não jogar a “batata quente” para outra pessoa e sair correndo? É papel do líder remover os obstáculos para que os colaboradores exerçam um bom trabalho. E não é preciso mover montanhas, basta entregar todas as informações que você possui e que são necessárias para fazer um trabalho eficiente.

3. Fique por perto

O suporte não deve ocorrer apenas no início do processo. Você precisa entregar feedbacks e novas orientações (se necessário) durante o processo para que seu colaborador saiba que está indo pelo caminho certo, e para que você não se surpreenda negativamente com os resultados.

4. Comunicação é a chave

Você precisa ser claro sobre as suas expectativas, mas sem perder a confiança da equipe. Os colaboradores precisam se sentir à vontade para opinar sobre o processo e até mesmo avisar o que será possível e o que não será.

5. Tenha um bom planejamento

O processo precisa ser organizado em todos os seus pilares. A indefinição quanto a prazos, etapas e participantes da ação, pode deixar o caminho mais turvo

Como fazer um bom planejamento

Agora que você já sabe o que precisa fazer, deve estar se perguntando como fazer um bom planejamento. Não se preocupe, separei um passo a passo rápido para te ajudar nesta missão.

Um bom planejamento de ação irá organizar o processo, definindo uma metodologia com o objetivo, as etapas, os responsáveis e feedbacks.

Mas antes de qualquer coisa, você precisa entender quais tarefas podem ser delegadas. O famoso “definir prioridades” que tanto falamos aqui no blog. A nossa dica é sempre priorizar aquelas que são mais urgentes e causam mais impacto. Aquelas que não causam grandes impactos, sejam elas urgentes ou não, você pode delegar à sua equipe.

Depois disso está na hora de descrever bem a tarefa que será executada: qual seu objetivo, qual a ideia por trás, quais são as informações necessárias para executá-la, etc.

Quebre a tarefa em etapas e, junto, defina pontos de checagem (feedbacks). Depois defina prazos realistas e por último defina o momento de avaliação final do projeto.

Em resumo, o seu planejamento pode seguir esta configuração:

1. Matriz de priorização de tarefas / definição das tarefas a serem delegadas;
2. Descrição da tarefa (o que, por que, onde, quem, quando, como);
3. Quebra da tarefa em etapas e pontos de checagem;
4. Definição de prazos realistas;
5. Avaliação final do projeto.

Lembre-se que mesmo com um planejamento definido, você deve estar aberto para as considerações dos executores.

Uma vez que se entende a importância da delegação de tarefas, cria-se um ambiente de responsabilidade e autonomia da equipe. Progressivamente, o desenvolvimento e a comunicação entre gestor e colaborador se tornam os fatores chave para uma organização bem sucedida.

O que mais você precisa saber para se tornar um grande líder? Conheça meus cursos e fique ligado nos artigos aqui do blog.

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